Mesyuarat Ketua Biro (kali ke 2)

TARIKH :
3 July 2009

MASA :
8.45 – 10.15 malam

TEMPAT :
Food Court Signature
Tingkat 2, KLCC
Kuala Lumpur

Kehadiran:

Mohamad Eizuwan b.Ali (Pengarah Projek)
Amerrul Anuar b.Mohamad (Pen.Pengarah Projek)
Mohd Izarihan bin Tugimin (Bendahari)
Effendi Ismail (Ketua Biro Tajaan & Publisiti)
Mizril Rishah Mustafar Kamal (Biro Pengangkutan & Logistik)
Siti Fatimah Ghazali (Ketua Biro Protokol & Keselamatan)
Nur Zakiah Mohd Khadzir (Ketua Biro Makanan & Cenderahati)
Nik Fathymah Nik Mahmood (Pen.Setiausaha)

Agenda Mesyuarat:

1.0 Pengarah Projek mengucapkan terima kasih kepada semua Ketua Biro yang sudi hadir ke mesyuarat

2.0 Setiap Ketua Biro membentangkan perkembangan kerja masing-masing.

a)Biro Logistik
- terdapat penambahan anak yatim dari 75 orang kepada 83 orang dan 6 orang guru pengiring.
(Pengarah meminta Ketua Biro Logistik mendapatkan surat kebenaran melakukan program dari pihak Rumah Bakti, Hulu Klang)
- Dewan Rumah Bakti tidak cukup besar untuk menjalankan aktiviti berkumpulan
- Peralatan Sound System baik cuma perlukan pembesar suara yang baru.
- Sofa untuk VIP di pentas juga telah tersedia.
- Pendingin udara tidak berfungsi dan perlukan penambahbaikan.
(Pengarah akan berbincang dengan pihak UMNO tentang tajaan untuk membaiki pendingin udara dewan.)
- khemah / kanopi diperlukan untuk aktiviti berkumpulan
(Ketua Biro Publisiti akan cuba mendapatkan tajaan)
- Terdapat papan putih untuk Slide Show.
- backdrop diperlukan untuk hiasan pentas
(Pengarah akan cuba mendapatkan bantuan daripada pihak UMNO memandang mereka juga akan membuat kain rentang)
- pengangkutan semua urusetia dari Plaza Warisan ke Rumah Bakti

b)Biro Protokol
- Pengarah Projek meminta Ketua Biro Protokol untuk menyediakan beberapa teks ucapan.
- Pengarah Projek meminta Ketua Biro melantik seorang daripada Biro Protokol untuk menjadi pengacara majlis dan 2 orang penyambut tetamu (lelaki dan perempuan)

c)Biro Makanan & Cenderahati
- berbincang semula menu untuk program.
(senarai menu baru telah di persetujui)
- menetapkan harga bagi tempahan adalah RM 11/seorang.
- perlu memastikan adanya meja makan untuk VIP.
- perlu cuba dapatkan cenderahati dari PACE Sintok.

d)Biro Tajaan & Publisiti
- setakat ini sudah menerima tajaan cash & barangan daripada beberapa syarikat.
* Radhiya Stationers Sdn Bhd (RM 200)
* Eltabina Jaya Sdn Bhd (RM 1,000)
* Dawama Sdn Bhd (100 majalah, 30 Novel)
* Nestle Products Sdn Bhd (80 air kotak Milo, 80 Maggi Hot Cup dan 80 Breakfast Cereals)
* PLUS Expressways Bhd (130 Goodies bag)
* Prestasi Auto Sdn (3 hamper)
- Biro Tajaan akan masih terus menghubungi syarikat-syarikat untuk memohon tajaan.
* Smart Travels & Tours
* Safeguards Corp Bhd / IQ Works Sdn Bhd
* Sanicare Hygine Services Sdn Bhd
* Kumpulan Karangkraf Sdn Bhd
* Giant Supermarket (Ulu Klang)
* AR Travel Sdn Bhd
- Biro Tajaan di khendaki membuat surat jemputan dan surat penghargaan kepada para penaja kemudian perlu meminta tandatangan daripada En.Zam.

e)Bendahari
- akan membuat kutipan sebanyak RM 50 setiap seorang ahli kumpulan
(Kutipan akan dilakukan pada pertemuan pertama semester baru nanti)

3.0 Perubahan yang akan dilakukan
- Muhd Soffi akan di tukarkan ke Biro Pengangkutan bersama-sama Muhammad Taufiq di bawah seliaan Mizril Rishah.

4.0 Penutup
Mesyuarat bersama Biro UMNO akan ditentukan kemudian selepas mendapat persetujuan dengan pihak mereka kelak.

Lawatan Biro ke Rumah Bakti Hulu Klang juga akan di tetapkan kemudian mengikut kesesuaian masa Biro-biro yang berkenaan.

5.0 Mesyuarat di tangguhkan pada jam 10.15 malam.

sekian,
- pen.setiausaha -